Términos y Condiciones de Uso, Política de Habilitación y Política de Privacidad
Fundación Collahuasi · Septiembre de 2026
1. Definiciones y alcance común
Los presentes documentos regulan el acceso y uso del Portal de Habilitación de Proveedores (en adelante también el “Portal”), de Fundación Collahuasi (en adelante también “la Fundación”), así como el registro, revisión y habilitación de empresas interesadas en participar en procesos de cotización o licitación de la Fundación.
| Término | Definición |
|---|---|
| Fundación | Mandante. |
| Proveedor o Empresa | Persona jurídica o persona natural con giro que solicita su registro y habilitación en el Portal. |
| Usuario | Persona natural autorizada por la Empresa para crear, administrar o actualizar su registro. |
| Habilitación | Resultado de la revisión de antecedentes que permite a una Empresa ser considerada en procesos de cotización o licitación. No constituye certificación, precalificación permanente ni garantía de contratación. |
| Antecedentes | Información y documentos societarios, tributarios, laborales, financieros, comerciales, técnicos, de seguridad, integridad y demás datos necesarios para verificar la aptitud de la Empresa. |
| Proceso de contratación | Cotización, licitación u otro mecanismo de selección de proveedores convocado por la Fundación. |
2. Términos y Condiciones de Uso
2.1. Objeto del Portal
El Portal tiene por único objeto permitir que una Empresa ingrese sus antecedentes, solicite su evaluación y, cuando corresponda, quede habilitada para ser considerada por la Fundación en procesos de cotización o licitación.
El Portal no es una plataforma de venta, adjudicación ni contratación. Las condiciones específicas de cada proceso se regirán por sus respectivas bases, términos de referencia, solicitudes de cotización, órdenes de servicio, contratos o convenios.
2.2. Aceptación
Al registrarse, crear una cuenta, cargar antecedentes y/o marcar la casilla de aceptación, el Usuario declara haber leído y aceptado estos Términos y Condiciones, la Política de Habilitación y la Política de Privacidad.
La aceptación electrónica quedará registrada con la fecha, hora, versión aceptada y demás evidencias técnicas disponibles.
2.3. Capacidad y representación
El Usuario declara ser mayor de edad, contar con facultades suficientes para actuar en nombre de la Empresa, debiendo estar autorizado para entregar sus antecedentes y aceptar estas condiciones.
La Fundación podrá solicitar documentos que acrediten la identidad, personería o autorización del Usuario. En caso de no entregar los antecedentes solicitados, la Empresa y el Usuario serán eliminados del Portal.
2.4. Registro y credenciales
La Empresa deberá proporcionar información completa, exacta, vigente y verificable. Cada Empresa será responsable de mantener sus datos actualizados.
Las credenciales son personales e intransferibles. El Usuario deberá protegerlas y comunicar de inmediato cualquier acceso no autorizado al correo contacto@proveedoresfc.cl. Las actuaciones efectuadas con credenciales válidas se presumirán realizadas por la Empresa, salvo prueba en contrario.
2.5. Declaraciones de la Empresa
La Empresa declara que los antecedentes ingresados son auténticos, íntegros y no inducen a error; que cuenta con autorización para entregar datos de sus representantes, socios, trabajadores y demás personas naturales incluidas en la documentación; y que informará oportunamente cualquier modificación relevante.
Asimismo, declara que cumplirá la legislación aplicable con especial atención a la Ley N°20.393 y Ley N°21.595, y que no ocultará sanciones, inhabilidades, conflictos de interés u otros hechos que puedan incidir en su evaluación.
2.6. Uso permitido y prohibiciones
El Portal solo podrá utilizarse para solicitar, mantener o actualizar la habilitación como proveedor de la Fundación y participar, cuando exista invitación o convocatoria, en sus procesos de contratación.
Se prohíbe suplantar identidades; ingresar información falsa, maliciosa o ilícita; vulnerar medidas de seguridad; introducir código dañino; acceder a cuentas ajenas; extraer masivamente información; o usar el Portal con una finalidad distinta de la indicada. En caso que ocurra la situación descrita, los antecedentes serán eliminados y la Fundación podrá iniciar las acciones legales que estime pertinente.
2.7. Disponibilidad y soporte
La Fundación procurará mantener el Portal disponible y seguro, pero podrá suspenderlo temporalmente por mantención, actualización, contingencia, seguridad o fuerza mayor. Cuando sea razonablemente posible, las interrupciones programadas serán informadas con anticipación.
Las consultas técnicas podrán dirigirse a contacto@proveedoresfc.cl.
2.8. Propiedad intelectual
El Portal, su diseño, contenidos, marcas, bases de datos y componentes son de titularidad de la Fundación o de sus licenciantes. El registro no confiere licencia distinta del derecho limitado, revocable y no exclusivo de utilizar el Portal para su finalidad.
2.9. Responsabilidad
La Empresa responde por la información que proporciona y por los daños derivados de falsedad, omisión, desactualización, uso indebido de credenciales o infracción de estos documentos, obligándose la Empresa, mediante el presente instrumento, a liberar y dejar indemne a la Fundación.
La Fundación no será responsable por la no invitación a un proceso, la no adjudicación, fallas atribuibles al dispositivo o conexión del Usuario, ni por hechos de terceros fuera de su control razonable, sin perjuicio de las responsabilidades que no puedan excluirse conforme a la ley.
2.10. Suspensión o cierre de cuenta
La Fundación podrá requerir subsanaciones, bloquear temporalmente o cerrar una cuenta cuando existan riesgos de seguridad, incumplimientos, antecedentes falsos o vencidos, falta de cooperación, uso indebido o cualquier causal prevista en la Política de Habilitación.
La Empresa podrá solicitar el cierre de su cuenta. Ello no obliga a eliminar antecedentes que deban conservarse por obligaciones legales, defensa de derechos o procesos de contratación en curso.
2.11. Modificaciones
La Fundación podrá actualizar los siguientes documentos: Antecedentes laborales y previsionales, Siniestralidad, Informe comercial, Situación tributaria, Representación legal, CV de la empresa y Cédula del representante legal, por cambios legales, operacionales o de seguridad. Las modificaciones sustanciales serán informadas en el Portal y, cuando corresponda, requerirán una nueva aceptación. La versión aplicable será la vigente al momento de cada actuación.
2.12. Legislación y jurisdicción
Estos documentos —Antecedentes laborales y previsionales, Siniestralidad, Informe comercial, Situación tributaria, Representación legal, CV de la empresa y Cédula del representante legal— se rigen por las leyes de la República de Chile. Toda controversia será sometida a arbitraje, sin perjuicio de los mecanismos administrativos o derechos que resulten aplicables.
3. Política de Habilitación de Proveedores
3.1. Objetivo
Establecer criterios transparentes para registrar, revisar y mantener habilitadas a las Empresas que podrán ser consideradas en procesos de cotización o licitación de la Fundación.
3.2. Principios
El proceso se regirá por legalidad, integridad, objetividad, proporcionalidad, confidencialidad, trazabilidad, igualdad de trato y debida diligencia.
3.3. Etapas del proceso
El proceso podrá comprender: (i) creación de cuenta; (ii) ingreso de antecedentes; (iii) revisión de integridad documental; (iv) validaciones y debida diligencia; (v) solicitud de aclaraciones o subsanaciones; (vi) decisión de habilitación, habilitación condicionada o rechazo; y (vii) actualización o reevaluación periódica.
3.4. Antecedentes solicitados
Según la naturaleza, tamaño, rubro y nivel de riesgo de la Empresa, podrán solicitarse antecedentes de identificación y constitución; representación y propiedad; situación tributaria; cumplimiento laboral y previsional; solvencia y antecedentes comerciales; experiencia y capacidad técnica; seguridad y salud ocupacional; medio ambiente; integridad, conflictos de interés y cumplimiento; y certificaciones o permisos sectoriales.
La Fundación aplicará criterios de necesidad y proporcionalidad y procurará no solicitar datos personales que no sean pertinentes para la habilitación.
3.5. Verificación y debida diligencia
La Fundación podrá contrastar la información entregada con registros oficiales, fuentes lícitas de acceso público y proveedores especializados de verificación, exclusivamente para evaluar la habilitación, prevenir riesgos de fraude, integridad, cumplimiento, solvencia y conflictos de interés asociados a eventuales procesos de contratación, en concordancia con el Modelo de Prevención de Delitos (en adelante también “MPD”) de la Fundación.
Cuando una verificación produzca una observación relevante, la Fundación podrá solicitar aclaraciones y antecedentes complementarios antes de resolver. Las decisiones significativas no se basarán exclusivamente en un tratamiento automatizado sin una instancia de revisión humana.
3.6. Estados de habilitación
La Empresa podrá quedar: (a) habilitada, cuando cumple los requisitos aplicables; (b) habilitada condicionalmente, cuando debe subsanar o actualizar antecedentes dentro del plazo informado; (c) observada, mientras se revisan aclaraciones; (d) no habilitada, cuando no cumple los requisitos; o (e) suspendida, cuando sobreviene una causal que impide mantener la habilitación.
3.7. Alcance de la habilitación
La habilitación permite que la Empresa pueda ser considerada en futuras cotizaciones o licitaciones. No obliga a la Fundación a invitarla, solicitarle ofertas, adjudicarle un proceso ni contratarla. Tampoco reemplaza los requisitos particulares que se establezcan para cada contratación.
3.8. Vigencia y actualización
La habilitación permanecerá vigente por doce meses, siempre que los antecedentes continúen vigentes. La Empresa deberá actualizar oportunamente todo cambio societario, tributario, laboral, financiero, técnico, de contacto, integridad o representación.
La Fundación podrá requerir actualizaciones extraordinarias antes de una cotización o licitación, o cuando detecte cambios relevantes.
3.9. Causales de observación, rechazo o suspensión
Podrán constituir causal de observación, rechazo o suspensión, las que se mencionan a continuación de manera enunciativa: información falsa, incompleta, inconsistente o vencida; negativa injustificada a entregar aclaraciones; incumplimientos legales graves; insolvencia incompatible con el servicio; sanciones o inhabilidades pertinentes; conflictos de interés no declarados; conductas contrarias a la integridad; uso indebido del Portal; incidentes de ciberseguridad atribuibles a la Empresa; o cualquier situación que genere un riesgo no aceptable para la Fundación o sus proyectos.
3.10. Subsanación y reconsideración
La Empresa podrá complementar antecedentes dentro del plazo informado y solicitar reconsideración de una decisión aportando información nueva o corrigiendo errores. La Fundación revisará la solicitud y comunicará su resultado por el Portal o al correo registrado.
3.11. Confidencialidad
Los antecedentes serán accesibles solo para personal autorizado de la Fundación y terceros que presten servicios necesarios para operar el Portal, verificar información o apoyar los procesos de contratación, sujetos a deberes de confidencialidad y seguridad.
4. Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
4.1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de datos es Fundación Collahuasi.
4.2. Finalidad única y específica
Los datos personales serán tratados exclusivamente para: (a) crear y administrar el registro de la Empresa; (b) verificar identidad, representación y antecedentes; (c) evaluar, resolver y mantener su habilitación; (d) comunicar observaciones, vencimientos, invitaciones y antecedentes vinculados a cotizaciones o licitaciones de la Fundación; (e) gestionar y dejar trazabilidad de dichos procesos; y (f) cumplir obligaciones legales o ejercer y defender derechos relacionados con estas finalidades.
La información no será utilizada para publicidad, venta de bases de datos, prospección comercial ajena a la contratación de proveedores, elaboración de perfiles comerciales para terceros ni otros fines incompatibles. Cualquier uso distinto requerirá una nueva base jurídica y, cuando corresponda, una autorización específica.
4.3. Datos tratados
Podrán tratarse datos de identificación y contacto de representantes, socios, beneficiarios finales, encargados y personal clave; información sobre representación y vínculos con la Empresa; antecedentes profesionales; declaraciones de conflictos de interés e integridad; registros de acceso y seguridad; y datos contenidos en documentos tributarios, laborales, financieros, comerciales o técnicos que resulten necesarios.
La Empresa deberá evitar cargar datos sensibles o información personal excesiva que no haya sido solicitada. Antes de cargar documentos, deberá ocultar los datos no requeridos cuando ello sea posible.
4.4. Origen de los datos
Los datos se obtendrán directamente de la Empresa o del Usuario; de documentos aportados por ellos; de registros oficiales y fuentes lícitas de acceso público; y, cuando resulte necesario, de prestadores especializados de validación o debida diligencia.
4.5. Fundamento del tratamiento
El tratamiento se realizará sobre la base del consentimiento cuando sea exigible, de las actuaciones precontractuales solicitadas por la Empresa, del cumplimiento de obligaciones legales y de los intereses legítimos vinculados con la seguridad, integridad y correcta administración de los procesos de contratación, en los casos permitidos por la normativa aplicable.
4.6. Destinatarios y encargados
Los datos podrán ser conocidos por áreas autorizadas de la Fundación que intervengan en habilitación, compras, finanzas, operaciones, auditoría, cumplimiento, seguridad o asesoría jurídica. También podrán ser tratados, por cuenta de la Fundación, por proveedores de alojamiento, soporte tecnológico, seguridad, validación documental y debida diligencia.
No se comunicarán datos a terceros para sus propios fines comerciales. Solo podrán comunicarse cuando sea necesario para las finalidades informadas, exista una obligación legal, lo ordene una autoridad competente o sea necesario para el ejercicio o defensa de derechos.
4.7. Transferencias internacionales
Si la infraestructura o un proveedor tecnológico implica tratamiento fuera de Chile, la Fundación adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizativas exigidas por la legislación aplicable.
4.8. Conservación
Los datos se conservarán mientras la Empresa mantenga un registro activo, participe o pueda ser considerada en procesos de contratación y durante el período posterior necesario para cumplir obligaciones legales, auditorías, rendiciones, prescripción y defensa de derechos. Vencidos dichos períodos, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.
4.9. Seguridad y confidencialidad
La Fundación implementará medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales para prevenir acceso, pérdida, alteración, divulgación o tratamiento no autorizado. El acceso se limitará a quienes lo requieran por sus funciones y estará sujeto a deberes de confidencialidad. Ningún sistema es absolutamente invulnerable; los incidentes serán gestionados conforme a los protocolos y obligaciones legales aplicables.
4.10. Derechos de los titulares
Las personas naturales cuyos datos sean tratados podrán ejercer los derechos que reconozca la normativa vigente, incluidos acceso o información, rectificación, supresión o cancelación, oposición, bloqueo y, desde que resulte legalmente aplicable, portabilidad y los derechos relativos a decisiones automatizadas.
La solicitud deberá enviarse a contacto@proveedoresfc.cl, indicando nombre, medio de respuesta, derecho ejercido, datos involucrados y antecedentes necesarios para acreditar identidad y representación. La Fundación responderá dentro de los plazos legales.
4.11. Deber de información de la Empresa
Cuando la Empresa entregue datos de terceros, deberá informarles previamente acerca de esta Política y asegurar que cuenta con una base lícita para comunicarlos. La Empresa responderá por la pertinencia y exactitud de dichos datos.
4.12. Cookies y registros técnicos
El Portal podrá utilizar cookies estrictamente necesarias, registros de acceso y tecnologías equivalentes para autenticación, continuidad, seguridad, prevención de fraude y funcionamiento. No se utilizarán cookies publicitarias ni de seguimiento para fines comerciales ajenos al Portal. Si se incorporan herramientas analíticas no esenciales, deberán informarse y gestionarse mediante el mecanismo de consentimiento que corresponda.
4.13. Vigencia y cambios
Esta Política rige desde septiembre de 2026. Sus modificaciones sustanciales serán informadas en el Portal. La versión vigente permanecerá disponible de forma clara, gratuita y permanente.
5. Marco normativo de referencia
Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada; Ley N° 21.719, que regula la protección y tratamiento de datos personales y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, cuya vigencia general se inicia el 1 de diciembre de 2026, equivalente al primer día del mes vigésimo cuarto posterior a su publicación; Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación; y demás normativa chilena que resulte aplicable.
Sin perjuicio de lo anterior, cabe señalar que la entrada en vigencia general de la Ley N° 21.719 podría ser objeto de modificación, atendido que el Ejecutivo ingresó al Congreso Nacional un proyecto de ley destinado a prorrogar su implementación. En consecuencia, la fecha actualmente fijada podría ajustarse durante la tramitación legislativa, circunstancia que deberá ser observada para efectos de asegurar la debida adecuación normativa y operativa de las obligaciones que dicha ley impone.